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Die Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG RLP). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Die Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).

Es werden folgende Verfahren zur elektronischen Ersetzung der Schriftform zugelassen, die eine formgebundene Kommunikation ermöglichen, § 3a Elektronische Kommunikation, Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG):

Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden

- durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;

- bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail- Gesetzes;

Unsere Verwaltung unterstützt folgende Wege dieser rechtlich zugelassenen Varianten zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation:

a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS); Details und Voraussetzungenbeschreiben wir unter: 4.3 a)

b)  Mit Hilfe  von  Web-Anwendungen  in  Verbindung  mit  sicherer  elektronischer  Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises; Details und Voraussetzungen finden Sie unter: 4.3 b) 

Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

Bitte senden Sie der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

Die folgenden Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation werden von der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm unterstützt:

• Textdateien (*.txt)
• Rich Text Format (*.rtf)
• Microsoft Word (*.docx)
• Microsoft Excel (*.xlsx)
• Microsoft Powerpoint (*.pptx)
• Portable Data File (*.pdf)
• Bilddateien (*.jpg, *.gif, *.tif, *.bmp)

Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.

Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt, ob die mit Ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen.

Bei Fragen zu den Verschlüsselungszertifikaten der virtuellen Poststelle (VPS) wenden Sie sich bitte an helpdesk@ldi.rlp.de.

E-Mails dürfen eine Dateigröße von 30 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten.

Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen:

• E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten.
• E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden ebenfalls nicht angenommen.

In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm keine weitere Mitteilung.

4.1 Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Unverbindliche Anfragen und Mitteilungen können daher weiterhin einfach per E-Mail an z.B.:

info@bitburg-pruem.de geschickt werden.

4.2. Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm erreicht, können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos bei der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren (https://nutzerkonto.service.rlp.de) und Nachrichten über die VPS versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten.

Zur Registrierung mit eID wählen Sie bitte unter https://nutzerkonto.service.rlp.de  den Menüeintrag „...Registrieren mit neuem Personalausweis“ und zur Registrierung ohne eID den Text „Jetzt registrieren“ an und folgen den jeweiligen Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail- Adresse.

Eine entsprechende Registrierungsanleitung finden Sie unter https://ldi.rlp.de/de/service/downloads/frei-zugaenglicher-bereich/nutzerkonto-rheinland-pfalz/ Eine Versendung von Nachrichten an die Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

Die virtuelle Poststelle regelt ebenso wie beim traditionellen Postweg die sichere und nachvollziehbare Kommunikation, nur eben auf elektronischem Weg. Selbstverständlich muss der gesamte elektronische Datenaustausch auch rechtsverbindlich möglich sein. Die Kernelemente der virtuellen Poststelle sind der Umgang mit verschlüsselten und signierten Nachrichten, die über verschiedene Protokolle empfangen werden.

Für die formfreie verschlüsselte Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail- Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:

KV-Eifelkreis-Bitburg-Pruem@poststelle.rlp.de

Weitere Hinweise zur VPS finden Sie unter:

https://ldi.rlp.de/de/kompetenzen/anwendungen/rlp-middleware/ sowie in den Nutzungsbedingungen zum Nutzerkonto unter den Gliederungspunkten „Postfach“ und „Ergänzungen zur Funktion „Postfach“ – Zugangseröffnung dem. § 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz in Verbindung mit § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz“, die Sie unter

https://nutzerkonto.service.rlp.de/public/start.html?oe=00.00#Nutzungsbedingungen: aufrufen können.

4.3 Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation

Die elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden, soweit Sonderregelungen dies nicht ausschließen (z.B. durch Formulierungen wie „die elektronische Form ist ausgeschlossen“ oder „§ 3a VwVfG findet keine Anwendung“). Eine rechtsverbindliche und formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen - beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen - (z. B. Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge)

Zugelassene Verfahren, die die Schriftform in der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm ersetzen, sind:

a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)

In Deutschland erfüllen weiterhin qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß § 126a BGB, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Auch erhalten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-)Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung (§ 371a Abs. 1 ZPO)

Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunktion. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen diese Ihnen je ein privates und ein öffentliches Zertifikat zur Verfügung.

Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf der Internetseite der Bundesnetzagentur veröffentlicht: www.elektronische-Vertrauensdienste.de

Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an die Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E- Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:

KV-Eifelkreis-Bitburg-Pruem@poststelle.rlp.de

b)  Web-Anwendungen der Verwaltung in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises 

Eine unmittelbare Abgabe einer Erklärung in einem elektronischen Formular,  das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche  Netze  zur  Verfügung  gestellt  wird,  ersetzt  die  Schriftform,  §  3  Abs.  2  Nr.  1  VwVfG. Bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze muss dafür zusätzlich  ein  sicherer  Identitätsnachweis  (eID-Funktion  des  neuen  Personalausweises)  nach  §  18  des  Personalausweisgesetzes,  nach  §  12  des  eID- Karte-Gesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen, §  3a Abs. 2 Satz 5 VwVfG. 

Erklärung: Die elektronische Erklärung erfolgt in der von der Behörde zur Verfügung  gestellten  Maske  (Formular).  Die  elektronische  Anwendung  fungiert  wie ein Formular, das aus der Ferne ausgefüllt wird. Die Behörde kann durch  die  technische  Ausgestaltung  der  zur  Verfügung  gestellten  Anwendung  und  die eröffneten Auswahl- oder Ausfüllfelder selbst steuern, welche Erklärungen  abgegeben werden können und Manipulationen ausschließen. Wird ein Formular nicht durch ein von der Behörde bereitgestelltes Eingabegerät ausgefüllt, sondern über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt, muss  zusätzlich  ein  Identitätsnachweis erfolgen.  Dies  geschieht  durch  die  bei der  Ausgabe des Personalausweises bzw. bei Aufenthaltstiteln aktivierte Online- Ausweisfunktion (eID-Funktion). 

Die von uns bereitgestellten Web-Anwendungen finden Sie unter der URL: 

https://www.bitburg-pruem.de/buergerservice/formulare-online-antraege/

Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm, so stehen wir Ihnen unter der Rufnummer 06561 15-0 oder per E-Mail z. B info@bitburg-pruem.de  zur Verfügung.

Die Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Kreisverwaltung des Eifelkreises Bitburg-Prüm sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.